Pro organizátory

Z čeho sestává organizace setkání?

Informace zejména pro ty z vás, kdo byste rádi:

  • organizovali akce ve svém městě,
  • postarali se o své téma, které chcete zaštítit (takto proběhl např. Speciál pro rodiče, Občanské vzdělávání, Technika ve škole nebo Podnikavost ve škole) – vás se pak týká jen komunikace s  přednášejícími (zbytek zajistí organizační tým).

Pro celý proces je připravena šablona v Trello.com, kterou nasdílíme.

Příprava setkání EduFóra

Dohodněte místo a čas

V Praze se setkáváme v Impact Hubu na Andělu a v Brně v Impact Hubu na Cyrilské.

Startujeme od 19.00, příprava na místě je od 18.00. Diskuse probíhá minimálně do 22.00, obvykle však až do cca 23.00.

Přichází 30-60 lidí, podle toho jsme zvolili prostory příslušné velikosti.

Zvolte téma a vyberte projekty

Vzhledem k široké základně již není problém zvolit konkrétní jedno téma, kterému se chcete věnovat a kolem kterého chcete vytvořit větší povědomí. V současnosti jsou tématická setkání publikem jasně preferovaná. Pak je to často o přímém oslovování projektů, které vám dramaturgicky zapadají k tématu. Snažte se však maximálně využít již přihlášených projektů v databázi přihlášek.

Standardem byl jinak vždy mix projektů. Tzn. otevřete si databázi přihlášek v Google Spreadsheet a vybírejte. Prioritu mají nejdříve přihlášené, nicméně ten mix musí dávat nějaký smysl. Pak je také dobré číst poznámky, některé jsou urgentní kvůli nějakému termínu apod. Pokud se vám tam najednou objeví společné téma, využijte toho.

Obvyklé reakce ve zpětné vazbě k mixům byly toho druhu, že chybí nějaký segment, kam návštěvník spadá, tudíž pak neví, jestli je to pro něj. V prezentačním mixu by tedy měly být promixovány následující cílové skupiny:

Věkové rozlišení:

  • Děti (mateřské, základní, střední školy, mimoškolní aktivity)
  • Vysokoškoláci
  • Dospělí (po VŠ)

Typy subjektů:

  • Školy
  • Studenti (studentské aktivity, kluby)
  • Neziskovky a společensky prospěšné businessy (spolupráce se školou)
  • Startupy (vzdělávací projekty, technologie)
  • Korporátní sféra (CSR projekty, spolupráce se školou, technologie)
  • Konference a události

Kvůli dobrému rozlišení prezentujících v rychlém sledu je také dobré střídat muže a ženy, mladší a starší ročníky.

Domluvte řečníky

  1. S minimálně měsíčním předstihem potvrďte s řečníky termín.
  2. Co nejdříve získejte název a krátkou anotaci ke každému projektu. To je potřeba pro newsletter a posléze také popisky k videím.
  3. Nezapomeňte získat kromě e-mailu na všechny také telefonní čísla. Můžou uvíznout v dopravě při cestě na akci. Někteří lidé navíc využívají e-mail velmi sporadicky a telefon je jediná možnost, jak je dostihnout.
  4. Dramaturgii večera, tedy toho, jak půjdou prezentace po sobě, věnujte chvíli přemýšlení, aby struktura dávala smysl. Při tématu dotýkajícího se škol např. zástupce mateřské, základní, střední, vysoké školy logicky za sebou. Je velmi vhodné pak střídat v prezentacích muže a ženy, mladší a starší ročníky – návštěvníci je pak v rychlém sledu prezentací zvládají lépe rozlišovat.

Propagujte akci

  1. Připravte leták, stačí ve Photoshopu upravit a distribuovat. V Impact Hubu ho např. je možné nechat pověsit na zdi.
  2. Zadejte událost na Facebooku kopií z předchozích. Není nutné mít anotace, stačí názvy přednášek. Pozvěte všechny relevantní známé a stejně tak celý tým (nejvýkonnější propagace). Lze na ní pustit i Facebook reklamu, nicméně poslední dobou to moc nefunguje. Nasdílejte ji do diskusní skupiny EduFóra. Nasdílejte ji po pár dnech také na Facebookovou stránku EduFóra, pozvánku přišpendlete nahoru, ať je pořád vidět.
  3. Stejně tak můžete sekundárně využít i srazy.info, kde máme profil.
  4. Upravte web – homepage a časovou osu.
  5. Zadejte událost na spřátelené weby (EDUin, Svoboda v práci).

Rozešlete newsletterem pozvánku

Rozesílejte nejpozději týden před akcí, což není vždy jednoduché, protože je třeba mít již anotace k přednáškám.

  1. V MailChimpu zkopírovat předchozí ohlédnutí a pustit se do úprav.
  2. Nezapomenout zejména na to, že odkazy jsou obvykle jak v textu, tak v obrázcích. Vše je třeba důkladně proklikat.
  3. Na odesílací stránce nezapomeňte na rozkliknutí textové varianty a přegenerování textu (po každé úpravě!).
  4. Odešlete testovací e-mail minimálně jedné další osobě, která to důkladně pročte a prokliká.
  5. Můžete zkusit poslat to na službu Delivery Doctor, která vyzkouší doručitelnost.
  6. Otestujte i ve vybraných mailových klientech („Preview and Test“ -> „Run Inbox Inspection“ -> „Manual Client Selection“ – nutné zvolit manuálně relevantní klienty a navíc tam lze zvolit i antispamové testy), udělá to cca po půl hodině náhledy obrazovek, kde uvidíte, jak se e-mail kde zobrazuje. Obvykle je to již vyladěné a není tam žádná katastrofa, ale jednou za čas je dobré to zkusit.
  7. Opravte chyby, nezapomeňte na textovou variantu.
  8. Odešlete.

Zajistěte pomocníky

Pravděpodobně budete mít navázanou dlouhodobou spolupráci, nicméně role, které je potřeba mít na místě:

  1. Moderátor (budete asi vy), časomíra (tablet s časem), přehazovač prezentací na notebooku (lze v jedné osobě)
  2. Fotograf (ti se obvykle střídají, kdo má zrovna čas vám pomoc. kvalita fotografií je velmi důležitá!)
  3. Kameraman (klíčová role pro ty, kteří na místě nejsou… Potřeba točit primárně řečníka, vyplatí se střihat prezentace rovnou místo jednoho dlouhého záznamu, neustřihávat diskuse!)
  4. Mistr provianťák (neunesete pravděpodobně techniku a ještě tašku s jídlem a hlavně je potřeba to hezky připravit a na to nemá moderátor prostě už čas)
  5. Vítač (první dojem po vstupu do sálu, je hezké lidi přivítat, odpovědět na otázky, dát jim jmenovky a zajistit, aby se podepsali)

Pomozte vystupujícím s prezentacemi

Prezentujícím pošlete včas odkaz na stránku poznámky pro přednášející, aby věděli, co mají čekat a jak se mají ideálně připravit.

Formát 5 minut je obtížný, potřebují obvykle pomoc. Vyžádejte si prezentace předem a pak korigujte zejména množství slajdů, resp. textu na nich. V ideálním případě lze uspořádat i prezentační workshop (dělali jsme dříve), nicméně prezentující buď dojíždějí nebo je to jinak neproveditelné, aby to bylo efektivní. Je možné to však vyzkoušet i po Skype/Google Hangout.

Akce

Připravte se na místě

  1. Notebook s prezentacemi
  2. Stolní mikrofon do zvukovky na nahrávání SlidesLive
  3. Bezdrátový mikrofon do zesilovače pro představování
  4. Časomíra (např. tablet nebo papír)
  5. Kamera na stativu
  6. Jídlo a pití
  7. Šipky do místnosti a jiné ukazatele
  8. Podpisové archy a propisky
  9. Visačky, propisky a fixy
  10. Lidé na svých místech: moderátor, kameraman, fotograf, vítač

Odmoderujte setkání

Přivítání – 19.00

  1. Představte EduFórum a místo, kde se nacházíte (Impact Hub např.).
  2. Vysvětlete strukturu večera.
  3. Poděkujte jmenovitě týmu.

Představení lidí – 19.20

Je velmi důležité, aby se představili všichni v místnosti, díky tomu je akce taková, jaká je, a večerní networking funguje. Formát představení je: jméno, klíčová slova/proč přišli/co si chtějí odnést, znovu zopakovat jméno. Je nutné jít příkladem a být velmi stručný. Zopakování jména je důležité, aby se lidi vzájemně mohli zapamatovat. Doporučujte vyndat si poznámkový blok nebo na sebe mávat, když se rovnou zaujmou. 40 lidí se představí do 20 minut.

Prezentace – 19.40

Pořadí dodržujte jaké bylo v newsletteru, ať nejsou lidé zmatení.

Závěr – 20.30

  1. Poděkujte prezentujícím a účastníkům.
  2. Vyzvěte k networkingu: „Preferujte ty, které neznáte!“

Networking – 20.35

Věnujte se lidem, kteří za vámi budou chodit, resp. aktivně propojujte lidi mezi sebou. A mezitím si sbalte tu hromadu věcí.

Po akci

Požádejte o zpětnou vazbu

Reakci na zpětnou vazbu získáte pouze tehdy, pokud si ji vyžádáte další den. Později je odezva nulová.

  1. Zkopírujte Google formulář z minulé akce a upravte, aby odpovídal (stačí obvykle změnit pouze číslo setkání).
  2. Poproste o zpětnou vazbu v komentářích události na Facebooku a připojte odkaz na formulář. Tímto se všem přihlášeným k události na Facebooku objeví výzva v notifikacích.
  3. Zadejte odkaz na formulář do příslušné Trello kartičky, abyste se k tomu mohli posléze vrátit při přípravě newsletteru.
  4. Na Google Spreadsheetu s odpověďmi si v nástrojích nastavte notifikace při odeslání formuláře (souhrn jednou denně).
  5. Na zpětnou vazbu pak včas reagujte, užívejte si pozitivní odezvu a vymýšlejte, jak akci zlepšit příště. Podělte se např. na Basecampu s ostatními.

Poděkujte prezentujícím

Každému z prezentujících zašlete osobní děkovný e-mail, zeptejte se, zda vše bylo v pořádku a co jim to přineslo.

Zpracujte fotografie

Na fotografiích závisejí videa, proto mají prioritu.

  1. Získejte fotky od fotografa.
  2. Vyberte rozumný počet kvalitních fotografií (pěkně vyfocené lidi při networkingu, ne když někdo jí a má zrovna plnou pusu apod.).
  3. Dejte je na Facebook do alba pod stránkou EduFórum.
  4. Otagujte své známé (tím se to dobře šíří).

Pokud si někdo přeje fotografii stáhnout, byť udělil souhlas na akci, bezodkladně ji smažte bez jakýchkoliv dohadů.

Zpracujte videa

Ideální čas na zpracování videí je do druhého dne. Lze to stihnout, pokud nic neselže.

Primárním kanálem je SlidesLive, ovšem zejména kvůli jednoduchému ořezu na YouTube využíváme i tento kanál (spíše však právě k editaci).

YouTube

  1. Z kamery nahrajte videa na YouTube pod účet EduFóra, zatím jako soukromé.
  2. Na YouTube ořízněte nahraná videa, aby tam byl rovnou prezentující v akci a konec zakončil potleskem. Ořezávání na YouTube někdy dělá problémy a trvá poměrně dlouho, proto je vhodné s tím neotálet. Někdy je potřeba nahrát některá videa znovu, když to trvá příliš dlouho (hodinu).
  3. Po oříznutí doplňte popisky (z newsletteru) a atributy (datum nahrání, kategorie vzdělávání, lokalita) a videa zveřejněte (kvůli SlidesLive).
  4. Vytvořte playlist a zařaďte jej na kanálu EduFóra jak je to u ostatních.

SlidesLive

Pokud je SlidesLive dobře použit v průběhu záznamu setkání, je práce bezproblémová.

  1. V programu SlidesLive upravte každou zaznamenanou prezentaci pouze tak, že k ní přiřadíte příslušné YouTube video (pozor, musí být zveřejněné) a dáte upload. Bude to pak nějakou dobu zpracovávat, videa budou nedostupná dokud se to nedokončí.
  2. Na webu SlidesLive.com se přihlaste jako EduFórum, upravte popisky nahraných videí (z newsletteru) a nahrajte příslušnou fotku k dotyčnému řečníkovi.
  3. Vytvořte playlist a uložte k němu nahraná videa.

Pokud nahrávání na SlidesLive selže, je zřejmě třeba video smazat a nahrát znovu. Tzn.:

  1. Smažte špatné video z webu SlidesLive.com.
  2. Zavřete aplikaci SlidesLive.
  3. Najděte v adresáři presentations tu, kterou právě potřebujete nahrát znova, a přepište soubor presentation.xml tím původním souborem presentation.xml, který je uložený zazipovaný v archivu, ze kterého jste si zkopírovali tato data. V tom souboru se totiž ukládá id kam se to nahrálo a toto je nejsnazší cesta. Asi nutné znovu ověřit, že to stále platí.
  4. Znovu otevřete aplikaci SlidesLive a opakujte nahrání (tedy uložení odkazu YouTube a upload).

Propagujte videa

Primárně používáme odkazy na SlidesLive.

  1. Videa zařaďte ke sdílení na Facebook stránce, s krátkými popisky k nim. Naplánujte cca jedno na den.
  2. Do newsletteru ohlédnutí (viz dále).
  3. Na webové stránky dejte odkazy do časové osy. Ta se edituje přes Google Spreadsheet, nikoliv na samotném webu. Je to JavaScriptová miniaplikace, která data tahá právě z toho Google Spreadsheetu.
  4. Do YouTube videí pak přidejte co nejvýše odkazy na SlidesLive s poznámkou „Video se slajdy zde:“.

Seznam účastníků

  1. Z podpisových archů přepište e-maily účastníků a naimportujte je do MailChimpu.
  2. Nezapomeňte na e-maily přednášejících, kteří budou na newsletter zvědavi nejvíce. Je totiž možné, že se na místě nezapsali ani se sami nepřihlásili do newsletteru.

Newsletter „Ohlédnutí“

Je třeba mít hotová videa na SlidesLive, vybrané fotky k videím, odkaz na formulář na zpětnou vazbu.

  1. V MailChimpu zkopírujte předchozí ohlédnutí a upravte (fotky k videím, odkazy na ně, poděkování jmenovitě správným lidem, data dalších akcí). Fotka po straně má šírku 167 px, náhled videa 323 px – musí se to upravovat v PC před uploadem, protože změna velikosti v MailChimp editoru není příliš kvalitní.
  2. Nezapomeňte zejména na to, že odkazy jsou obvykle jak v textu, tak v obrázcích. Vše je třeba důkladně proklikat.
  3. Na odesílací stránce nezapomeňte na rozkliknutí textové varianty a přegenerování textu (po každé úpravě!).
  4. Odešlete testovací e-mail minimálně jedné další osobě, která to důkladně pročte a prokliká.
  5. Můžete zkusit poslat to na službu Delivery Doctor, která vyzkouší doručitelnost.
  6. Otestujte i ve vybraných mailových klientech („Preview and Test“ -> „Run Inbox Inspection“ -> „Manual Client Selection“ – nutné zvolit manuálně relevantní klienty a navíc tam lze zvolit i antispamové testy), udělá to cca po půl hodině náhledy obrazovek, kde uvidíte, jak se e-mail kde zobrazuje. Obvykle je to již vyladěné a není tam žádná katastrofa, ale jednou za čas je dobré to zkusit.
  7. Opravte chyby, nezapomeňte na textovou variantu.
  8. Odešlete.

Ukliďte

Odšpendlete pozvánku ze stránky na Facebooku a z webu.